Archives communales de Saint-Denis (93)
Règlement intérieur de la salle de lecture des Archives municipales de Saint-Denis
Préambule
Les Archives municipales de Saint-Denis ont pour missions la collecte, le classement, la conservation et la communication des documents produits par les services et établissements publics communaux.
Il revient à chaque nouveau lecteur des Archives municipales de Saint-Denis de prendre connaissance des règles s’appliquant à la salle de lecture, car la signature qu’il appose lors de son inscription vaut acceptation du présent règlement.
La prise de rendez-vous pour une consultation d’archives en salle de lecture vaut également acceptation du présent règlement.
Le présent règlement est affiché en salle de lecture et porté à la connaissance de tous. Il est consultable en ligne sur le site Internet des archives municipales de Saint-Denis : https://archives.ville-saint-denis.fr
Toute modification de ce règlement fera l’objet d’un nouvel arrêté et sera portée à la connaissance du public par voie d'affichage.
Accès à la salle de lecture
Article 1 – La salle de lecture des Archives municipales de Saint-Denis est ouverte au public, sur rendez-vous :
- lundi, mardi, vendredi de 13h à 17h,
- mercredi de 9h à 12h et de 13h à 17h.
Aucune dérogation ne sera accordée aux personnes désirant consulter les archives en dehors de ces horaires.
Article 2 – La salle de lecture est accessible à toute personne, sans aucune condition d’âge, de nationalité ou de diplôme, dans la limite du nombre de places assises disponibles permettant la consultation.
Les personnes à mobilité réduite peuvent accéder à la salle de lecture des Archives municipales par un ascenseur réservé au personnel de la mairie. Un agent du service les accompagne jusqu’à la salle de lecture.
Les animaux ne sont pas acceptés dans les locaux, à l’exception des chiens d’assistance aux personnes en situation de handicap.
Article 3 – Toute personne ne respectant pas le présent règlement fera l’objet d’un rappel à l’ordre par le personnel des archives. En cas de persistance du non-respect, il pourra être mis fin à la séance de consultation.
Inscription
Article 4 – L'inscription en salle de lecture est obligatoire et préalable à la consultation de documents. Elle est gratuite et renouvelable tous les ans.
Lors de l'inscription, il est demandé à l'usager de se présenter personnellement et de justifier de son identité à l'aide d'une pièce d'identité officielle en cours de validité, munie d'une photographie (carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour). Aucune autre pièce d’identité ne peut être acceptée. Une fiche d’inscription est imprimée pour signature par le lecteur. En signant sa fiche d’inscription, le lecteur certifie l’exactitude des informations communiquées et s’engage à respecter le présent règlement affiché en salle de lecture.
Article 5 – A l’issue de son inscription, un numéro d’identification, nécessaire pour toute demande de documents, est attribué au lecteur. Le responsable de la salle de lecture actualise la fiche du lecteur chaque année et vérifie son identité à l’aide d’une pièce d’identité officielle parmi celles citées à l’article 3.
Consultation des documents
Article 6 – La communication aux usagers des documents originaux se fait exclusivement en salle de lecture. Il n’est pas consenti de prêt à l’extérieur, ni de communication à distance, par voie postale, en vue d’une consultation dans un autre service d’archives.
Les communications de documents sont assurées exclusivement aux horaires d’ouverture du service mentionnés dans l’article 1.
Article 7 – La salle de lecture étant un lieu de
travail, les lecteurs sont invités à adopter un comportement respectueux, calme
et silencieux, qui ne perturbe pas le travail des autres lecteurs et du
personnel. Il est notamment formellement interdit de boire, de manger et de
fumer en salle de lecture.
L’usage d’enregistreur sonore est strictement interdit. Les communications sur téléphone portable doivent avoir lieu en dehors de la salle de lecture. Les téléphones doivent être réglés sur le mode « silencieux ».
Il est demandé aux adultes accompagnés d’enfants de veiller à leur faire respecter ces dispositions.
Article 8 – Le personnel des Archives municipales accueille et oriente les usagers dans le maniement des instruments de recherche et des usuels de la salle de lecture. Il incombe au lecteur d’identifier lui-même les cotes ou les références des documents susceptibles de l’intéresser. En aucun cas, le personnel des Archives municipales ne peut être tenu d’effectuer des recherches en lieu et place des lecteurs.
Article 9 – Le responsable de la salle de lecture assure :
- le respect par les lecteurs du présent règlement ;
- la rédaction d’un procès-verbal de constat d’infraction en cas de vol, de détérioration ou de dégradation de documents d’archives ;
- le contrôle de la communicabilité des documents ;
- l’instruction des demandes de consultation en dérogation ;
- la manutention, la communication et le contrôle de la restitution des documents ;
- l’instruction des demandes de reproduction et de réutilisation des données publiques ;
- le bon fonctionnement général de la salle de lecture et des conditions de consultation des documents.
Article 10 – La demande des documents est informatisée. La délivrance de documents se fait toujours dans la mesure des capacités d’accueil du service et de la disponibilité du responsable de la salle de lecture.
Article 11 – La communication est strictement personnelle. Le lecteur prend la responsabilité de l’article qu’il consulte en signant un accusé de réception.
Il n'est communiqué qu'un seul article à la fois. Il est interdit d'échanger des documents entre lecteurs.
Article 12 – La communication des archives publiques peut être soumise à un délai de communicabilité (conformément aux dispositions de la loi 2008-696 du 15 juillet 2008).
En cas d’incertitude sur la communicabilité d’un article, les Archives municipales de Saint-Denis examinent son contenu, sur demande préalable du lecteur. Elles disposent de 5 jours ouvrés maximum par article pour procéder à cet examen et en communiquer le résultat au lecteur.
Lorsqu’un lecteur souhaite consulter un article non encore librement communicable, il peut formuler une demande de consultation en dérogation. Les demandes de dérogation sont transmises à l’administration centrale des Archives (SIAF) par les Archives municipales de Saint-Denis.
Article 13 – La communication des archives privées est soumise aux conditions fixées par le donateur dans le contrat de don. En cas d’absence de contrat de don, les Archives municipales de Saint-Denis appliquent les délais de communicabilité qui s’appliquent aux archives publiques. En cas d’incommunicabilité, il peut être procédé à une communication par extrait.
Article 14 – La communication d’un document peut
être refusée ou soumise à des conditions particulières lorsqu’elle est
susceptible de nuire à son état matériel.
Le responsable de la salle de lecture peut être amené à exiger d’un lecteur qu’il change de place afin de consulter certains documents (volumineux ou fragiles) dans les meilleures conditions.
Les originaux des documents numérisés ne sont pas consultables, sauf si la consultation du substitut numérique est rendue impossible en raison d’une panne informatique.
Article 15 – Afin d’éviter toute dégradation, détérioration ou vol, ne sont admis sur les tables de consultation que les documents et les éventuels outils de travail des usagers. Les sacs, dossiers, housses d’ordinateur, vêtements et autres effets personnels ne doivent pas être en contact avec les documents, ni les dissimuler au regard du responsable de la salle de lecture.
Article 16 – Les lecteurs sont tenus de respecter les documents qui leur sont communiqués et veiller à ce qu’ils ne subissent aucun dommage. La consultation de documents originaux implique le respect des précautions suivantes :
- les liasses doivent être dépouillées à plat sur les tables, et les registres sur les lutrins prévus à cet effet ;
- les documents ne doivent pas « circuler » dans la salle de lecture ;
- les documents doivent être repositionnés correctement dans leur conditionnement ;
- les documents protégés par un conditionnement transparent ne doivent pas en être sortis par les lecteurs ;
- l’ordre des documents au sein d’un article ne doit pas être modifié. Si une liasse semble déclassée, il faut en signaler l’état au responsable de la salle de lecture, sans la reclasser soi-même ;
- l’usage de stylos à encre est strictement interdit. Des crayons à papier sont mis à la disposition des lecteurs. Ils ne doivent jamais être en contact avec les documents ;
- il est interdit de prendre appui, de faire des marques, de décalquer sur les documents ainsi que de leur faire subir pliures ou torsions.
D’une manière générale, toute substance ou toute pratique susceptible de porter atteinte aux documents sont proscrites.
Le responsable de la salle de lecture peut être amené à imposer au lecteur le port de gants (fournis) pour la consultation de documents photographiques ou fragiles.
Les ordinateurs portables sont tolérés tant que leur utilisation respecte les conditions de consultation listées précédemment.
Toute dégradation, détérioration ou vol d’archives fera l’objet d’un procès-verbal de constat d’infraction dressé par un agent assermenté et commissionné à cet effet. Ce procès-verbal sera transmis sans délai au procureur de la République.
Tout vol ou dégradation d’archives fera l'objet de poursuites sur la base des articles L.322-2, 322-3-1, 322-4, 322-13, 432-15 et 433-4 du Code pénal.
Article 17 –
Les instruments de recherche ainsi que des ouvrages d’aide à la recherche sont
consultables librement en salle de lecture. Des outils de recherche
informatisés (moteur de recherches, inventaires électroniques) et des documents
numérisés sont accessibles sur les postes informatiques mis à disposition.
L’accès à Internet sur ces postes est exclusivement réservé à un usage documentaire, c’est-à-dire la consultation des outils de recherche en ligne des Archives municipales.
Pour garantir la sécurité informatique et l’intégrité des données consultées, il est formellement interdit d’y brancher un périphérique (de stockage ou autre).
Tout usage jugé inadéquat pourra être interrompu par le responsable de la salle de lecture.
Article 18 – En fin de séance, le lecteur doit signifier au responsable de la salle de lecture, ou en son absence à un autre agent des Archives municipales, qu’il a terminé sa consultation. Il restitue l’article consulté, et les outils mis à sa disposition (instruments de recherche, ouvrages) sont remis à leur place.
Le responsable de la salle de lecture peut vérifier l’état, le conditionnement et l’ordre interne d’un article au moment de la restitution de celui-ci par un lecteur.
Le lecteur souhaitant poursuivre la consultation d’un ou de plusieurs articles lors d’une séance ultérieure peut demander qu’ils soient mis en réserve. Il l’indique au responsable de la salle de lecture au moment de la restitution de l’article concerné. Tout document mis en réserve n’ayant pas été de nouveau consulté au terme d’un délai de deux semaines sera rangé en magasin.
Reproduction et réutilisation des documents
Article 19 – Il est recommandé de privilégier la prise de notes lors de la consultation des documents originaux. Néanmoins, la reproduction des documents est autorisée à condition que :
- les documents soient communicables et donc consultés en dehors de toute procédure de dérogation, ou que le lecteur ait explicitement demandé et obtenu l’autorisation de reproduire des documents non librement communicables pour lesquels il a obtenu une autorisation de consultation sous dérogation ;
- le donateur accorde un droit de reproduction, dans le cas des archives privées ;
- les dispositions du Code de la propriété intellectuelle soient respectées ;
- elle ne nuise pas à la préservation des documents ;
- elle n’empêche pas le bon fonctionnement de la salle de lecture (disponibilité du personnel, conditions de communication, sécurité des documents et des personnes) ;
- elle respecte les termes de la licence ouverte pour les informations publiques ou ceux de la licence de réutilisation d’informations hors du champ des données publiques défini dans le Code des relations entre le public et l’administration (CRPA), selon les cas ;
- le lecteur ait pris connaissance de l’avertissement concernant la réutilisation affiché en salle de lecture ;
- le lecteur ait pris connaissance de la notice explicative concernant la procédure de dérogation.
Article 20 – La reproduction des documents peut être effectuée par les modes suivants :
- photocopie (noir et blanc), exclusivement par le personnel des Archives ;
- photocopie couleur, exclusivement par le personnel des Archives, lorsque la compréhension du document l’exige ;
- photographie, sans flash, réalisée par le lecteur avec son matériel personnel ;
- impression noir et blanc sur papier d’une vue numérique ;
- impression couleur sur papier d’une vue numérique lorsque la compréhension du document l’exige ;
- copie de documents numérisés préexistants (fichiers fournis exclusivement par les Archives municipales de Saint-Denis, par mail ou via un outil de transfert mis en place par les services informatiques de la Ville)
- « scan », exclusivement par le personnel des Archives, transmis à l’usager par les moyens cités ci-dessus. Le scan est une facilité accordée à l’usager et une alternative à l’impression sur papier. En aucun cas le scan ne constitue une numérisation (haute définition : résolution, format, etc.)
Tout autre moyen de reproduction que ceux énumérés ci-dessus, induisant un contact avec un document original (numériseur de poche), est interdit.
Les Archives municipales ne procèdent à aucune numérisation répondant à des exigences de qualité ou de fidélité au document d’origine, ni à aucune reproduction photographique à la demande.
Article 21 – La reproduction de documents conservés par les Archives municipales de Saint-Denis implique une identification systématique et précise de la source, de sa date ou de la date de sa dernière mise à jour.
Article 22 – Le nombre de reproductions, réalisées par le personnel des archives, par séance et par lecteur ne doit pas perturber le bon fonctionnement de la salle de lecture. Les demandes de reproduction au sein d’un article doivent être groupées (en apposant des signets en papier neutre fournis par le responsable de la salle de lecture).
La reproduction de documents par le personnel des archives se fait toujours dans la mesure des capacités d’accueil du service et de la disponibilité du responsable de la salle de lecture. Le responsable de la salle de lecture peut proposer un échéancier de copies compatible avec le bon fonctionnement du service pour accéder à la demande d’un lecteur.
Les reproductions sont réalisées à titre gratuit, conformément à la délibération du Conseil municipal du 17 décembre 2020 affichée en salle de lecture.
Article 23 – Afin d’assurer la préservation des archives, sont interdits de photocopie les registres d’état civil (note AD 14114-3244 du 16 juin 1983) ainsi que les documents qui, pour des raisons de format (journaux, cartes, plans, affiches, etc.), de support (parchemin, calque, photographie, etc.), ou de contrainte formelle (reliure, etc.) sont susceptibles d’être endommagés par le photocopieur.
Conformément aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle, sont également interdits de reproduction, quel qu’en soit le moyen, tous les ouvrages imprimés et édités, la littérature grise, les thèses et les mémoires conservés par les Archives municipales de Saint-Denis.
En cas de présence de droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers, le réutilisateur doit obtenir les autorisations nécessaires auprès des auteurs ou de leurs ayants droit. Sans ces autorisations, la personne qui a obtenu la copie d’un document sur lequel un tiers détient des droits de propriété intellectuelle ne peut en faire que les usages prévus à l’article L. 122-5 du code de la propriété intellectuelle.
Article 24 – La réutilisation de documents conservés par les Archives municipales de Saint-Denis est encadrée, selon les cas, par les documents suivants :
- la licence ouverte ;
- la licence de réutilisation d’informations hors du champ des données publiques défini dans le CRPA ;
- la licence de réutilisation d’informations contenues dans des documents d’archives privées et soumise à la validation des donateurs ou à leurs ayants droit ;
Toute demande de réutilisation doit être adressée au responsable des Archives municipales qui l’examine. Celui-ci fondera sa décision d’accord ou de refus sur la nature, l’état matériel, le format des documents, sur les droits particuliers auxquels ils sont soumis.
Article 25 – L’avertissement suivant est affiché en salle de lecture et publié sur le site des Archives municipales de Saint-Denis :
La réutilisation des informations publiques est une utilisation à d’autres fins que celles de la mission de service public pour laquelle les documents ont été produits ou reçus. Elle est régie par le Code des relations entre le public et l’administration (CRPA, articles L.300-1 et suivants).
Ne sont réutilisables au sens du CRPA que les informations publiques contenues dans des documents librement communicables à tous et sur lesquels des tiers ne détiennent pas de droits de propriété intellectuelle. En cas de présence de droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers, le réutilisateur doit obtenir les autorisations nécessaires auprès des auteurs ou de leurs ayants droit. Sans ces autorisations, la personne qui a obtenu la copie d’un document sur lequel un tiers détient des droits de propriété intellectuelle ne peut en faire que les usages prévus à l’article L. 122-5 du Code de la propriété intellectuelle.
La réutilisation des informations comportant des données à caractère personnel est soumise au respect du cadre légal de la protection des données à caractère personnel. L’administration ne peut être tenue pour responsable du non-respect de ce cadre légal par le réutilisateur.
Dans ses publications, produits et services, le réutilisateur est tenu d’indiquer la source de l’information (sous la forme : Archives municipales de Saint-Denis, cote) et sa date ou la date de sa dernière mise à jour.
Le non-respect des règles de réutilisation expose le réutilisateur aux sanctions prévues à l’article L. 326-1 du CRPA et, en cas de non-respect des règles relatives à la réutilisation de données à caractère personnel, aux articles 45 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Afin de favoriser l’ouverture des données publiques, la Ville de Saint-Denis a adopté la licence ouverte pour certaines informations et données pouvant relever de cette licence. Ces informations et données sont signalées par les Archives municipales de Saint-Denis sur leur site Internet et, le cas échéant, dans les courriers de transmission de reproductions de documents. Les documents visés par cette licence peuvent être réutilisés librement sans formalités, sauf s’ils comportent des données à caractère personnel.
Sécurité des personnes
et des biens
Article 26 – En cas de situation de nature à compromettre la sécurité des personnes ou des biens, ainsi qu’en cas d’effectifs insuffisants dans le service, il peut être procédé :
Le responsable de la salle de lecture, ou le chef de service, prend toute mesure imposée par les circonstances.
L’usager sera alors averti, le cas échéant, de l’annulation ou de la modification de son rendez-vous.
Article 27 – Il est strictement interdit au public de pénétrer dans les espaces réservés au personnel (bureaux et magasins) à moins d’y avoir été invité expressément par le personnel des Archives, et en sa présence.
Article 28 – Tout accident ou événement anormal doit être immédiatement signalé au responsable de la salle de lecture, ou à défaut à un agent des Archives municipales.
En cas d’incendie, le plus grand calme doit être observé. Lorsque l’évacuation du bâtiment est nécessaire, il y est procédé dans l’ordre, sous la conduite du personnel des Archives municipales.
Article 29 – Chaque lecteur est seul responsable de ses effets personnels en salle de lecture. A la fin de sa séance de consultation, ou en cas d’interruption prolongée de celle-ci, le lecteur sera invité à quitter la salle de lecture avec l’ensemble de ses effets personnels.
Article 30 – Des prises électriques sont mises à disposition des lecteurs en salle de lecture. Leur usage est strictement réservé à la recharge d’appareils électriques nécessaires au travail en salle de lecture (ordinateur portable, appareil photo, etc.) En cas d’utilisation de ces prises électriques, le lecteur veillera particulièrement à ne pas oublier le matériel qu’il y aurait branché.
Gestion des
données personnelles
Article 31 – Conformément au RGPD, les lecteurs de
la salle de lecture sont informés :
- que des données personnelles sont collectées directement auprès d’eux dès leur inscription en salle de lecture ;
- des raisons de la collecte des différentes données les concernant ;
- de leurs droits sur les données collectées les concernant.
Article 32 – Cette information est fournie aux lecteurs verbalement lors de leur inscription initiale, puis de l’actualisation annuelle de leur fiche de lecteur. Cette information fait également l’objet d’un affichage en salle de lecture.